فرآیندهای سهامداری و نقش اتوماسیون در کاهش بار واحد حقوقی
اتوماسیون در فرآیندهای سهامداری و مدیریت امور سهام، بار حقوقی سازمان را کاهش می‌دهد. در این محتوا با مزایای نرم‌افزارهای سهام برای تطابق قانونی، مستندسازی و ثبت تغییرات آشنا می شویم.
چرا بخش حقوقی در شرکت‌ها با فرآیندهای سهامداری درگیر است؟
واحد حقوقی سازمان‌ها، نقش حساسی در حفظ انطباق با مقررات دارد. این واحد در تمام فرآیندهای مرتبط با سهامداران، از ثبت تغییرات سرمایه تا تنظیم صورتجلسات و ارائه به مراجع قانونی، دخیل است.
اما مشکل کجاست؟
فرآیندهای سنتی مبتنی بر نیروی انسانی، فایل‌های دستی و مستندسازی ناقص، باعث فشار زیاد به تیم حقوقی می‌شوند. در غیاب اتوماسیون:
اسناد ناقص ارسال می‌شوند.
تطابق با قانون به درستی صورت نمی‌گیرد.
خطر جریمه از سوی سازمان بورس یا مالیات افزایش می‌یابد.
اینجاست که اتوماسیون حقوقی در امور سهامداری به کمک می‌آید.
اتوماسیون در فرآیندهای سهامداری چیست و چگونه به واحد حقوقی کمک می‌کند؟
اتوماسیون سهام به معنای استفاده از نرم‌افزارهایی است که مراحل حقوقی، مالی و مستنداتی مربوط به سهام را انجام می‌دهند:
سیستمی
استاندارد
مطابق قانون
قابل ردیابی
بدون خطای انسانی
مزیت برای واحد حقوقی:
با این اتوماسیون، واحد حقوقی دیگر مجبور نیست برای هر صورتجلسه، تغییر سرمایه یا پاسخ به اعتراض سهامداران ساعت‌ها زمان صرف کند. همه چیز در چارچوب مشخص، از پیش تعریف‌شده و قابل بررسی است.
۵ وظیفه حقوقی پرچالش در فرآیندهای سهامداری که با نرم‌افزار سهام ساده می‌شوند
سازمان‌هایی که به دنبال حرفه‌ای‌سازی ساختار حقوقی و سهامداری خود هستند، از امروز باید این تحول دیجیتال را آغاز کنند:
تنظیم و ثبت صورتجلسات مجامع
نرم‌افزار سهام به‌صورت خودکار اطلاعات ترکیب سهام، آرای مجمع، دستور جلسه و مصوبات را استخراج و در قالب صورتجلسه استاندارد آماده می‌کند.
مشکل سنتی: خطا در اسامی یا ترکیب سهام
اتوماسیون: صورتجلسه با داده‌های لحظه‌ای و بدون خطا تولید می‌شود.
ثبت تغییرات سرمایه در سامانه کدال
افزایش یا کاهش سرمایه نیازمند تنظیم مستندات، ارسال فایل XML و انطباق با فرمت سازمان بورس است.
مشکل سنتی: فرمت اشتباه، رد گزارش توسط کدال
اتوماسیون: فایل‌های کدال طبق فرمت رسمی، از دل اطلاعات سهام استخراج می‌شود.
تطابق با قانون تجارت و بورس
نرم‌افزار با رعایت آخرین الزامات قانون تجارت، اساسنامه شرکت‌ها و مقررات بورس، ساختار مجامع و گزارش‌ها را تنظیم می‌کند.
مشکل سنتی: عدم تطابق با قوانین جدید، ایجاد تعارض حقوقی
اتوماسیون: آپدیت نرم‌افزار مطابق با بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های جدید بورس صورت می گیرد.
پاسخ به شکایات و اعتراض سهامداران
با داشتن آرشیو دقیق داده‌های رأی‌گیری، ترکیب سهام و ابلاغ‌ها، پاسخ حقوقی دقیق و سریع به سهامداران معترض داده می‌شود.
مشکل سنتی: نبود مستندات معتبر برای دفاع
اتوماسیون: خروجی اکسل، PDF، و گزارش رسمی با یک کلیک قابل ارائه است
مدیریت جلسات هیئت‌مدیره
برای تصمیم‌گیری‌های مهم، واحد حقوقی نیاز به سابقه دقیق جلسات و مصوبات دارد. نرم‌افزار همه را آرشیو و دسته‌بندی می‌کند.
مشکل سنتی: پراکندگی مستندات و عدم دسترسی سریع
اتوماسیون: ماژول مخصوص هیئت‌مدیره، تاریخچه جلسات و مصوبات را ذخیره می‌کند.
تجربه کاربران PSA در فرآیندهای سهامداری
کاربران نرم‌افزار PSA در شرکت‌های بورسی، هلدینگ‌ها و خصوصی گزارش می‌دهند که با استفاده از این سیستم:
۶۰٪ زمان صرف‌شده برای امور حقوقی کاهش یافته است.
پاسخ به مراجع قانونی سریع‌تر و مطمئن‌تر شده است.
پرونده‌های اختلافی با سهامداران کاهش چشمگیر داشته است.
تغییرات سرمایه و ثبت مجامع بدون خطا انجام شده است.
تطابق با مقررات: چرا نرم‌افزار باید به‌روزرسانی قانونی داشته باشد؟
نرم‌افزار مدیریت سهام تنها در صورتی برای واحد حقوقی ارزش دارد که:
با آخرین نسخه قوانین بورس، سازمان مالیاتی، و قانون تجارت تطابق داشته باشد.
قابلیت سفارشی‌سازی مستندات بر اساس اساسنامه شرکت را داشته باشد.
خروجی قابل ارائه به مراجع رسمی تولید کند.
در غیر این صورت، نرم‌افزار نه‌تنها مفید نیست، بلکه بار حقوقی را بیشتر می‌کند.
آیا اتوماسیون جای تیم حقوقی را می‌گیرد؟
خیر. اتوماسیون قرار نیست جای مشاوره حقوقی را بگیرد، بلکه ابزار حرفه‌ای برای افزایش دقت، سرعت و استانداردسازی عملیات حقوقی است. در واقع، واحد حقوقی با استفاده از این ابزار:
از کارهای روتین و تکراری آزاد می‌شود.
تمرکزش را روی تحلیل، مشاوره و نظارت راهبردی می‌گذارد.
از اشتباهات پرهزینه در گزارش‌ها و ثبت‌ها جلوگیری می‌کند.
نتیجه
استفاده از نرم‌افزار مدیریت سهام در فرآیندهای سهامداری و شرکت‌های بزرگ یکی از ابزارهای اصلی کاهش ریسک حقوقی است. با اتوماسیون فرآیندهای سهام، واحد حقوقی می‌تواند با مستندات دقیق، گزارش‌های قابل دفاع، و فرآیندهای منطبق با قانون، آرامش بیشتری تجربه کند.
بیشتر بخوانید:
ROI نرم‌افزار سهام؛ نرم‌افزار هزینه است یا سرمایه‌گذاری هوشمند؟
پنج اشتباه رایج در محاسبه سود سهم؛ راهنمای حسابداران و مدیران مالی
آیا واحد حقوقی شما زمان زیادی برای کارهای تکراری صرف می‌کند؟
نرم‌افزار PSA را امتحان کنید و ببینید چطور با یک سیستم، بار کاری را کاهش و دقت را افزایش می‌دهید.
درخواست دموی نرم‌افزار مدیریت امور سهام PSA