سامانه سهام؛ راهنمای کامل انتخاب برنامه مناسب با اندازه سازمان شما
استفاده از نرم‌افزار و سامانه سهام یک ضرورت برای سازمان‌های حرفه‌ای است. با توجه به تفاوت‌های ساختاری شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ، انتخاب یک نرم‌افزار متناسب با نیاز واقعی سازمان، می‌تواند تأثیر شگرفی بر کارایی، شفافیت مالی و رضایت سهامداران داشته باشد.
چرا انتخاب سامانه سهام متناسب با اندازه سازمان اهمیت دارد؟
نیازهای اطلاعاتی، حجم سهامداران، پیچیدگی گزارش‌دهی و سطح نظارت در شرکت‌های کوچک و بزرگ، متفاوت است. اگر شرکتی با ۳۰ سهامدار از نرم‌افزار مخصوص شرکت‌های بورسی استفاده کند، منابع مالی‌اش هدر می‌رود. بالعکس، سازمانی با هزاران سهامدار اگر از ابزار ساده استفاده کند، با بحران گزارش‌دهی و خطاهای مالی روبه‌رو خواهد شد.
دسته‌بندی شرکت‌ها براساس مقیاس سهامداری
قبل از انتخاب نرم‌افزار مناسب، ابتدا باید بدانید شرکت شما در کدام دسته قرار می‌گیرد:
شرکت‌های کوچک (تعداد سهامدار: ۱۰ تا ۱۰۰ نفر)
ویژگی‌ها:
ساختار مالکیت ساده
نیاز به امکانات پایه مثل تقسیم سود، افزایش سرمایه، گزارش‌گیری
شرکت‌های متوسط (تعداد سهامدار: ۱۰۰ تا ۵۰۰ نفر)
ویژگی‌ها:
نیاز به گزارش‌گیری حرفه‌ای
ارتباط با سازمان امور مالیاتی و حسابرسان
ثبت دقیق نقل‌وانتقالات
شرکت‌های بزرگ و بورسی (۵۰۰ نفر به بالا)
ویژگی‌ها:
الزامات سفت‌وسخت سازمان بورس
گزارش‌های دقیق مدیریتی و نظارتی
اتصال به بانک‌ها و سامانه‌های پرداخت
مستندسازی کامل برای حسابرسی و مجامع
قابلیت‌هایی که هر شرکت براساس اندازه‌اش نیاز دارد
هیچ نرم‌افزاری برای همه مناسب نیست. در جدول زیر، به تفکیک اندازه سازمان، نیازهای اصلی فهرست شده‌اند:
مقیاس شرکت-قابلیت‌های ضروری
کوچک
ثبت سهامداران، تقسیم سود ساده، ثبت افزایش سرمایه
متوسط
گزارش‌گیری مالی، خروجی برای حسابرسی، ثبت دقیق نقل‌وانتقالات
بزرگ/بورسی
اتصال بانکی، لاگ حسابرسی، API برای ERP، گزارش مجامع و تطبیق با سامانه کدال
معیارهای مهم در انتخاب سامانه سهام متناسب با اندازه سازمان
برای خرید آگاهانه، فهرست زیر را بررسی کنید:
مقیاس‌پذیری (Scalability)
آیا نرم‌افزار با رشد شرکت و افزایش سهامداران، کند نمی‌شود یا نیاز به تغییر کلی ندارد؟
سهولت کاربری (User Friendly)
نرم‌افزار پیچیده مناسب شرکت‌های کوچک نیست. انتخاب اشتباه باعث عدم استفاده درست خواهد شد.
امنیت اطلاعات سامانه سهام
هرچه تعداد سهامداران بیشتر باشد، اهمیت لاگ‌های امنیتی و سطح دسترسی‌ها بالاتر می‌رود.
خروجی استاندارد برای بورس و حسابرسی
شرکت‌های بزرگ نیاز به خروجی‌هایی دارند که مورد پذیرش حسابرسان و بورس باشد.
چه زمانی باید سامانه سهام فعلی‌تان را ارتقا دهید؟
ممکن است اکنون از یک نرم‌افزار ساده استفاده کنید، اما اگر با این شرایط مواجه هستید، وقت ارتقاست:
گزارش‌های شما از نظر حسابرس یا بورس قابل قبول نیست.
مدیریت تغییرات سرمایه پیچیده شده است.
اطلاعات سهامداران در فایل‌های اکسل پراکنده است.
پرداخت سود دچار خطا و اعتراض شده است.
سیستم فعلی با ERP یا بانک متصل نمی‌شود.
انتخاب سامانه سهام برای یک شرکت ۱۵۰ نفره
فرض کنید یک شرکت سهامی خاص با ۱۵۰ سهامدار می‌خواهد نرم‌افزار تهیه کند. چه باید بکند؟
نرم‌افزاری بخرد که قابلیت گزارش‌گیری، ثبت افزایش سرمایه و ثبت دقیق نقل‌وانتقال را داشته باشد
نیازی به API یا اتصال به بانک ندارد، مگر اینکه برنامه رشد جدی در آینده داشته باشد
از نسخه ساده‌تر یک نرم‌افزار حرفه‌ای استفاده کند، نه نرم‌افزار بیش‌ازحد پیچیده
بهترین روش ارزیابی نرم‌افزار سهام قبل از خرید
قبل از خرید، حتماً این اقدامات را انجام دهید:
دمو نرم‌افزار را درخواست کنید.
با چند کاربر فعلی آن شرکت صحبت کنید.
مستندات امنیت و حسابرسی را بررسی کنید.
سازگاری با سیستم‌های مالی خود را ارزیابی کنید.
نتیجه
اگر سامانه سهام متناسب با اندازه سازمانتان انتخاب نشود، یا بیش‌ازحد پیچیده خواهد بود یا ناکافی. این مسئله موجب هدررفت زمان، بروز خطا، نارضایتی سهامداران و حتی جریمه‌های قانونی می‌شود. انتخاب هوشمندانه، یعنی تعادل بین امکانات، بودجه و مقیاس شرکت.
بیشتر بخوانید:
سامانه مدیریت امور سهامداران و نقش آن در حسابرسی دقیق‌تر شرکت‌ها
مدیریت سهامداران؛ نقش کلان‌داده‌ها در شرکت‌های بورسی
مشاهده ابزار هوش مصنوعی بورس ۳۶۵
نمی دانید کدام نرم افزار مناسب شماست؟
با ما تماس بگیرید.